روش های موثر مدیریت دورکاری کارکنان
یکی از مسائلی که در مدیریت همواره جز دغدغه های بزرگ بوده است؛
- درگیری کردن کارکنان با فعالیت های شغلی تعریف شده برای آنها است. دلیل آن هم ساده است هر چه درگیری کارکنان با وظیفه شغلی تعریف شده هدفمند و کارا باشد، عملکرد افزایش خواهد یافت.
اما زمانی که صحبت از دورکاری می شود این مسئله به یک چالش بزرگ تبدیل می شود. بخصوص زمانی که صحبت از روش های موثر مدیریت دورکاری کارکنان می شود.
با توجه به پیشرفت روز افزون فناوری و تغییرات محیطی دورکاری به یکی از روش های عادی کار تبدیل شده است. به همین جهت کسب اطلاعات در زمینه روش های مدیریت موثر دورکاری کارکنان برای بسیاری از مدیران یک مسئله اساسی و مهم است.
آمارها نشان می دهد؛
- 50% از افرادی که مستقیم با بخش فناوری کار می کنند و
- 80 تا 90 درصد سایر کارکنان علاقمند به دورکاری هستند.
- از طرفی نتایج پژوهش های انجام شده در (Global Workplace Analytics) نشان می دهد. در صورت فراهم بودن این امکان برای کارکنان درصد کارایی آنها افزایش چشم گیری پیدا خواهد کرد.
البته ناگفته نماند، مدیریت کارکنان در زمان دروکاری چندان کار ساده ای نخواهد بود. این احساس به مدیریت دست خواهد داد که کنترلی بر روی مجموعه خود ندارد. همچنین اعتماد و اطمینان به کارایی افراد به میزان قابل توجهی کاهش خواهد یافت. همه این موارد در صورتیکه آینده در حال حرکت به این سمت است نیازمند یک بازبینی و مدیریت صحیح و هدفمند است.
در این مقاله سعی بر این است روش های موثر مدیریت دورکاری کارکنان توضیح داده شود؛
-
حتی المکان انتظارات خود را شفاف بیان کنید.
هر فردی با توجه به ویژگی های فردی خود ایده و روشی بخصوص برای بهتر و سریعتر انجام دادن کارها دارد. به همین دلیل اگر شما بتوانید با نشان دادن یک مثال شفاف از آنچه شما انتظار انجام آن را دارید می تواند کارایی افراد را دو چندان نماید. تا جایی که امکان دارد انتظارت خود را شفاف در محیط آنلاین بیان کنید. این موضوع به تیم شما کمک می کند آماده تر و بهتر وظیفه خود را انجام دهند.
-
رفتار شما با آنها بایستی شبیه زمانی باشد که در شرکت کار می کردند.
سعی کنید در زمان دورکاری با افراد خود همان رفتاری را داشته باشید که قبلا در محیط کار داشته اید. به آنها تا جایی امکان دارد دسترسی برای ارتباط با خود را بدهید. به یاد داشته باشید در زمان دورکاری امکانات قبلی برای افراد فراهم نخواهد بود. برای مثال در هنگام دورکاری؛
- امکان حرکت در شرکت و صحبت با سایرین به صورت فیزیکی،
- نوشیدن یک فنجان چایی
- گپ و گفت های معمولی
- پرسیدن سوالات روتین و روزمره برای انجام فعالیت ها
و بسیاری از فعالیت های دیگر وجود ندارد.
در زمان دورکاری احساس دور بودن از محیط کار وجود دارد. بنابراین تا جایی که امکان دارد پاسخ آنها را سریع بدهید. همچون گذشته به آنها زمانی برای ملاقات و صحبت اختصاص دهید.
-
وظایف روتین برای افراد مشخص کنید.
- تیم خود را با کارهای روتین سابق مشغول کنید.
- از کانال های ارتباطی مختلف با آنها ارتباط برقرار کنید.
- حتما زمان هایی را برای صحبت های رو در رو اختصاص دهید.
- این برنامه ها را سعی کنید به صورت منظم برای مثال؛ هر هفته، ماهیانه، داشته باشید.
- در این برنامه ها سعی کنید برنامه های آموزشی و کوچینگ را نیز همزمان اجرا کنید.
برنامه های اینچنین باعث می شود اعضای تیم شما احساس کنند که نقش مهم و برجسته ای در انجام فعالیت ها و کارهای شما عهده دار هستند.
-
به تیم خود اعتماد داشته باشید.
بعضی از اوقات شرکت های تمایلی به این ندارد که اعضا دورکاری داشته باشند. مهم ترین دلیلی که آنها دارند این است که از عملکرد افراد خود برای درست انجام دادن کارها مطمئن نیستند. برای مقابله با این دیدگاه، بهتر است برنامه ریزی مناسبی انجام دهید؛ ازجمله؛
- دستورالعمل های لازم را تعریف کنید.
- راه های ارتباطی مناسب تعریف کنید.
- بازه زمانی برای انجام هر فعالیت تعریف کنید.
- برای موارد ضروری یادداشت بگذارید.
- زمان هایی برای تماس های مستقیم در نظر بگیرید.
-
احساس درگیری کامل بین تیم دورکاری ایجاد کنید.
بسیاری از اوقات مشکلی در زمینه دورکاری بوجود می آید. مشکل این است که آنها احساس می کنند دیگر در روند اصلی کسب و کار نیستند. یکی از راه هایی که می توان به این مسئله غلبه کرد.
- استفاده از جلسات آنلاین و مشارکت کارکنان در زمینه های مختلف است.
- پس از برگزاری جلسات از اعضای تیم خود بخواهید که در مسائل به صورتی کامل درگیر شوند.
- همچنین گزارش کاملی از انجام فعالیت ها بدهند.
- همچنین برای انجام این فعالیت زمان مشخص تعریف کنید.
-
از ابزارهای مناسب برای دورکاری استفاده کنید.
استفاده از فناوری و ابزارهای نا مناسب برای دورکاری می تواند باعث ایجاد مشکلاتی از جمله؛
- ممکن است اعضای تیم نتوانند فایل های مورد نظر را به راحتی دانلود کنند.
- یا حتی در زمان برگزاری کنفرانس ها و جلسات آنلاین با مشکلاتی رو به رو شوند (قطعی مکرر صدا و تصویر).
این مسائل باعث می شود در روند و کیفیت انجام کار آنها مشکلاتی به وجود آید.
بنابراین از ابزارهای مناسبی در زمان دورکاری بایستی استفاده شود. مورد دیگر این است که زمان هایی که برای دریافت گزارش انتخاب می کنید، سعی کنید حتی الامکان مناسب با زمان بیدار بودن افراد و عملکرد ذهنی مناسب آنها تعریف شود.
-
بر روی اهداف تمرکز داشته باشید نه عملکرد.
مدیریتِ انتظارات و تمرکز بر روی اهداف در زمان دورکاری از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در مورد اینکه چه کارهایی انجام می شود خیلی نگران نباشید. به جای آن، بر روی آن تمرکز کنید که با انجام کدام یک از کارها اهداف اصلی شما سریع تر محقق می شوند. مهم ترین مسئله محقق شدن اهداف تعیین شده است. اگر اهداف محقق نشود باید نگران شویم.
-
از محول کردن وظایف چندگانه خودداری کنید.
تا جایی که امکان دارد از محول کردن چند وظیفه به صورت هم زمان به اعضای تیم خودداری کنید. تا می توانید از ویدئو کنفرانس استفاده کنید. ویدئو کنفرانس از کنفرانس های تلفنی بسیار موثرتر است. ارسال ایمیل های ممتد و محول کردن وظایف مختلف به افراد برای دورکاری سم است. تغییرات دائم در فعالیت ها و کارخواست ها باعث می شود تمرکز افراد کاهش یابد و به تبع آن عملکرد آنها به شدت تحت تاثیر قرار خواهد گرفت.
-
اهداف آنها را با خود مرتبط کنید.
نیروهای کاری در جهان به شدن در حال یادگیری و افزایش مهارت ها و پیشرفت خود هستند. آنها دائم در حال ارتقاء خود هستند تا بتوانند اهداف خود را محقق کنند.
- کار کردن برای 30 سال در یک شرکت دیگر معنا ندارد.
- دقت کنید این به معنای تعهد های کوتاه مدت اعضا تیم شما یا کارکنان شما نیست.
بلکه هدف از مطرح کردن این موضوع این است که شما بایستی اهداف خود را همسو و همراستا با اهداف آنها تعریف کنید تا آنها انگیزه، توان و حداکثر انرژی خود را برای پیشرفت مجموعه شما به کار گیرند.
-
از فناوری برای ایجاد جامعه بهترین استفاده را ببرید.
ایجاد یک جامعه (Community) برای دورکاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. به همین جهت برای اینکه بتوانیم بهترین استفاده را فناوری در این جهت ببریم نیازمند؛
- اختصاص زمان مناسب برای افراد،
- اهمیت دادن به شکل جمعی گروه،
- برگزاری جشن ها و مناسبت های سازمانی،
برجسته سازی اجتماعی و مواردی از این دست داریم.
جامعه سازی از طریق فناوری با استفاده حداکثری از توانمندی ها و امکانات موجود می تواند یک فرهنگ سازمانی غنی، انگیزه مناسب برای کارکنان و در نهایت عملکرد بهتر را ایجاد نماید.
در پایان برای دریافت هر گونه مشاوره در زمینه ارائه خدمات مناسب دورکاری می توانید با مشاوره کسب و کار بلوباکس تماس بگیرید.
نویسنده: دکتر پدرام بهیار
منابع:
