مدیریت مؤثر کسب و کار

مدیریت موثر کسب و کار برای صاحبان مشاغل از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از این رو در این مقاله به توضیح نحوه مدیریت موثر کسب و کار پرداخته شده است.

کسب و کار به زبان ساده عبارت است از:

“مبادله کالاها و خدمات با هدف اصلی کسب سود که شامل ریسک و سرمایه گذاری  در زمان، ایده ها و امور مالی می شود”

همچنین طبق گفته ریچارد برانسون:

“اگر بتوانید یک کسب و کار را به خوبی اداره کنید، می توانید هر کسب و کاری را به خوبی اداره کنید.”

هر کسب و کاری، اعم از کوچک، بزرگ یا مشاغل آنلاین بدون مدیریت صحیح زمان، منابع انسانی، امور مالی، فناوری به روز شده، ایده های جدید و خلاق و همکاری میان همه موارد ذکر شده، امکان پذیر نیست.

به یاد داشته باشید که

برای هر کسب و کار “مشتری پادشاه است”. یک صاحب کسب و کار موفق، نه تنها مشتریان جدیدی را جذب می کند بلکه مشتریان قدیمی خود را نیز حفظ می کند تا بتواند با ارائه بهترین کالاها و خدمات مطابق با خواسته ها و نیازهای فعلی مشتریان، حداکثر سود را کسب کند. از دست دادن مشتری می تواند یک شکست باشد، زیرا یک مشتری ناراضی می تواند مشتری های بیشتری را از شما دور کند.

بنابراین، با این کار خطر از دست دادن مشتریان وفادار به وجود می آید، که منجر به سود کمتر و در نهایت کاهش سهم و ارزش بازار می شود. این امر در اینجا متوقف نمی شود، به خصوص اگر پیش بینی نشده باشد. زیرا اگر برنامه ریزی اشتباه انجام شود، در نتیجه منجر به ضرر بیشتر از حد انتظار می شود. این اتفاق در مورد کسب و کار کوچک تا زمان ارائه ایده های عالی برای بازگرداندن مشتریان و حفظ جایگاه بازار پیش می آید.

اما در کسب و کار در مقیاس بزرگ موارد بیشتری وجود دارد که باید به آنها توجه کنند. به علاوه مواردی که در بالا مورد بحث قرار گرفت، آنها باید منابع انسانی را در کسب و کار خود، مثلا افرادی که درون سازمان کار می کنند را در نظر بگیرند. این افراد خارج از سازمان (مشتریان) نیستند بلکه افراد داخلی (کارمندان) هستند که باید آنها را راضی نگه داشت، زیرا این افراد هستند که می توانند اثبات کنند که یک دارایی یا بدهی برای کسب و کار هستند.

همچنین

ایده ها، برنامه ریزی، کنترل و غیره ممکن است ایده آل باشد و تصویری از دستیابی به نتایج عالی با استفاده بهینه از منابع درگیر در اختیار شما قرار دهد. اما اگر کارکنان ناراضی در سازمان باشند، اجرای آن ایده های برنامه ریزی شده می تواند در جهت مخالف نیز پیش برود.

بنابراین، کسب و کار تنها نشان دهنده تولید کالا و خدمات، مبادله آنها برای پول و کسب سود نیست. بلکه یک ریسک بزرگ را شامل می شود. و صاحب کسب و کار باید پویا و انعطاف پذیر باشد تا بتواند نیازهای متغیر و الگوی تقاضا را با توجه به تنوع تجربه شده در هر روز بپذیرد. و همچنین مهمترین واقعیت را به یاد داشته باشد:

”ارائه بهترین محصول یا خدمات و خدمات پس از فروش با صرفه اقتصادی به مشتری که مشتری را حفظ کرده و سود خوبی نیز کسب می کند، و آن را به یک موقعیت برنده-برنده برای کسب و کار تبدیل می کند.”

گریفین و ابرت (1996) می گویند: ” کسب و کار، سازمانی است که برای بدست آوردن سود، کالا یا خدمات ارائه می دهد”.

با برنامه ریزی و استراتژی مناسب، ارتباط سالم با منابع و اهداف کوتاه مدت و بلند مدت از پیش تعریف شده با رویکرد آینده نگرانه به سمت هدف مشترک می توان کسب و کار را به طور مؤثر اداره کرد. هدف از این کار کسب سود، حفظ و جذب بیشتر مشتری است که منجر به افزایش سهم بازار و توسعه اقتصاد می شود.

چگونه یک کسب و کار را بطور مؤثر مدیریت کنیم؟

1- ارتباط موثر

ارتباطات، کلید اصلی هر کسب و کار است. برقراری ارتباط مناسب برای به دست آوردن بهترین نتیجه ضروری است، بنابراین باید اطمینان حاصل شود که پیام ارسالی به آخرین نفر دقیقاً همانی است که توسط فرستنده ارسال شده و دستکاری نشده است. ارتباط مستقیم مؤثرترین روش است که نه تنها مفهوم پیام را روشن می کند بلکه باعث ایجاد اعتماد، مسئولیت و تعلق در کارمند می شود و در نتیجه وی را به تولید نتیجه بهتر ترغیب می کند.

ارتباطات یک فرآیند دو طرفه است. این مهم است که هنگامی که بحث در مورد برنامه و واگذاری مسئولیت ها است، همه یک دیدگاه داشته باشند. این بدان معناست که همه باید درک دقیقی از برنامه و اجرای آن داشته باشند و هیچ چیز دستکاری نشود.

2- طوفان فکری به موقع

طوفان فکری فعالیتی است که شامل ایده گرفتن از همه کارکنان یک کسب و کار است. در صورت وجود سلسله مراتب، در سطوح مختلف به صورت تیم های کوچک انجام می شود و در نهایت ایده ها با مدیریت عالی مورد بحث قرار می گیرد. و در کسب و کار های کوچک، صاحب کسب و کار می تواند جلسه ای را با همه کارمندان خود ترتیب داده و در مورد یک وضعیت خاص از آنها ایده بگیرید.

بهترین نکته در مورد طوفان فکری این است که شما می توانید بدون اینکه مورد قضاوت یا سؤال قرار بگیرید از آنچه در ذهن شما وجود دارد سخن بگویید، البته با توجه به اینکه منطقی در پشت ایده خود داشته باشید. این امر منجر به ایجاد ایده های نوآورانه جدید توسط همه کارمندان می شود، خواه کارمندان با تجربه باشند و یا افراد تازه کار. اگر به هر یک از آنها احساس اعتماد به نفس و تعلق خاطر دهید، بیشتر آنها تلاش خود را در جهت بهینه سازی شرکت انجام می دهند.

3- محیط پویا

عامل بعدی برای مدیریت موثر کسب و کار داشن محیطی پویا می باشد. هر کسب و کاری که استاتیک و یا نسبت به محیط متغیر دنیا بسته باشد، نمی تواند انتظار توسعه خود را داشته باشد. یا نمی تواند انتظار داشته باشد که همان موقعیت و سهم بازار را که در زمان آغاز کار داشت، حفظ کند. زیرا سازگاری با آخرین روند باعث می شود که بتوانید با خواسته های مشتریان یا مصرف کنندگان نهایی مقابله کنید.

“تغییر تنها پدیده دائمی است.”

بنابراین، ضروری است که کسب و کارها با تغییرات اعم از تغییرات در فناوری، خط تولید و الگوی تقاضای مشتریان یا هر چیز دیگری که ممکن است در کسب و کار شما تأثیر بگذارد، سازگار شوند. هر کسب و کاری، بزرگ یا کوچک، باید انعطاف پذیر و پویا باشد، تا بتواند یک کسب و کار را به طور مؤثر اداره کند. منابع انسانی باید هر از گاهی با روندهای جدید یا فناوری به روز شده آموزش ببینند.

این امر نه تنها با خواسته ها یا نیازهای مصرف کنندگان نهایی سازگار می شود بلکه با فناوری به روز شده، یک کسب و کار نیز باید مقابله کند. ما در دنیایی با فناوری های گوناگون زندگی می کنیم. بنابراین، به روز کردن خود و پیشروی با جهان همیشه بهترین راه است.

4- قدرت و مسئولیت

کسب و کار فقط زمانی می تواند مثمر ثمر باشد که یک هیئت با اقتدار و مسئولیت مناسب وجود داشته باشد. همچنین باید تعادلی بین “قدرت” و “مسئولیت” برقرار شود. درصورتی که شخص قدرتمند، مسئولیت ها را به طور سازنده محول نکند، می تواند در کل سیستم کاری اخلال ایجاد کند. زیرا قدرت، مسئولیت بزرگی به همراه دارد. شخص قدرتمند همچنین در قبال هرگونه تعهد، اعتماد، بدهی و یا هر نوع اختلاف بین آنچه مورد انتظار است و آنچه تحویل داده می شود، پاسخگو است.

همچنین بسیار مهم است که اختیاراتی را به شخصی که به آن مسئولیتی را محول کرده اید، واگذار کنید. زیرا این قدرت را به آنها می دهد تا به جای اتلاف وقت برای گرفتن مجوز از مدیران، تصمیم های لازم را بگیرند. در عین حال یک آزادی و اعتماد به نفس را در تصمیم گیری به آنها می دهد، از این رو آنها را به عنوان کارمندان بهتری توسعه می دهند.

5- برنامه ریزی اثربخش

برنامه ریزی هنری آینده نگر و هدف گرا است. برای یک صاحب کسب و کار بسیار مهم است که حداقل دو تا سه برنامه داشته باشد، به طوری که اگر برنامه ای ناکارآمد باشد یا صاحب کسب و کار بخواهد در حین کار برنامه را عوض کند، وی یک برنامه جایگزین آماده دارد تا حداکثر نتایج بهینه را تولید کند.

بهترین راه برای مدیریت موثر یک کسب و کار از طریق برنامه ریزی مؤثر است. به راحتی می توانید با برنامه ریزی یک استراتژی تعریف شده برای کسب و کار، این کار را انجام دهید. شما ابتدا باید یک استراتژی عالی را بکار بگیرید که هم روی نقاط مثبت و هم منفی یک برنامه تجاری بالقوه متمرکز باشد. بهترین راه، آماده سازی برای شکست است تا موفقیت، زیرا در ابتدا بیشتر سرمایه گذاری ها شانس موفقیت محدودی دارند.

فرآیندهای برنامه ریزی می تواند منجر به بهره‌وری بهتر، دقت بیشتر و تغییر سریعتر برای کارهای اساسی در کسب و کار شود. هدف از برنامه ریزی به عنوان یک فرایند، بهبود و ساده سازی روش های تجاری یک شرکت است. ممکن است نتایجی مانند موارد ذیل داشته باشد:

• هزینه های پایین تر، به دلیل نیاز به پرسنل کمتر برای تکمیل روند مشابه
• افزایش راندمان، با از بین بردن مراحل فرآیند مشکل ساز مانند حلقه ها و تنگناها
• دقت بیشتر، با در اختیار داشتن پست های بازرسی و معیارهای ارزیابی موفقیت برای اطمینان از صحت مراحل فرآیند
• درک بیشتر از سوی همه کارکنان از آنچه باید برای تحقق اهداف بخش خود انجام دهند

6- کار گروهی

تیم، گروهی از افراد با پیشینه ها، سطح تجربه، وضعیت دانش و تفکر متفاوت است. یک تیم کارآمد می تواند واقعاً مثمر ثمر و سازنده باشد. اثربخشی یک کسب و کار با نتیجه حاصل از عملکرد کارمندان و مدیران تعیین می شود. اگر آنها اثربخشی را در محل کار خود نشان دهند، قطعاً به تولید نتایج با کیفیت بالا کمک خواهد کرد. رضایت مشتری و شهرت یک شرکت اغلب توسط اثربخشی تیم مشخص می شود که شامل نحوه ارائه خدمات یا محصول شرکت می باشد.

بسیار محتمل است که اعضای تیم با یکدیگر برای هدف واحد کار کنند و بهترین عملکرد خود را داشته باشند. این امر تنها درصورتی امکان پذیر است که همکاری، تفاهم و درک مطلق، جریان کامل ارتباطات و جو مثبت در بین اعضای تیم وجود داشته باشد. ممکن است این احتمال وجود داشته باشد که ایده های مختلف در یک تیم درگیری ایجاد کنند، اما ذات تیم قدرتمند و مولد این است که انسجام را توسعه داده و به همان اندازه قابل قبول و سودمند ظاهر شود.

7-  4M (چهار کلمه ای که با حرف م شروع می شوند) کسب و کار

4M (چهار کلمه ای که با حرف م انگلیسی شروع می شوند) برای مدیریت موثر کسب و کار عبارتند از: نیروی انسانی (Men)، مواد اولیه (Material)، پول (Money) و ماشین آلات (Machinery). اینها مهمترین منابعی هستند که هر سازمان باید نه تنها از آن برخوردار باشد بلکه به یک روش بهینه از آنها استفاده کند.

منابع انسانی

منابع انسانی به افراد در داخل و خارج از کسب و کار گفته می شود که شامل کارمندان، ذینفعان، خرده فروشان، عمده فروشان، مشتری و هر کس که به طور مستقیم یا غیرمستقیم درگیر این کسب و کار می باشد. حفظ و برآورده کردن نیازها و مطالبات منابع انسانی که جزئی از کسب و کار هستند بسیار ضروری است.

مواد

مورد بعدی مواد است. این شامل مواد اولیه، کار در حال انجام، محصولات و خدمات نهایی است. مدیریت به موقع مواد، حائز اهمیت است زیرا آنها محصولات اولیه ای هستند که بیشتر در مورد چگونگی تولید محصولات نهایی که باید به مصرف کنندگان نهایی ما تحویل شوند، تصمیم می گیرند.

پول

مورد بسیار مهم بعدی پول است. کسب و کار با استفاده صحیح و تخصیص منابع مالی و مدیریت هزینه شروع می شود. بنابراین، مهمترین منبع اجرا یا ارتقاء هر کسب و کار است. از این رو، یک کسب و کار باید از منابع مالی قابل اعتماد برخوردار باشد و باید با همه منابع مالی مانند بانک ها، موسسات مالی، سهامداران و غیره روابط سالم برقرار کند.

در این مفهوم، پول نه تنها وجوه موجود بلکه هزینه های در نظر گرفته شده را نیز شامل می شود. بنابراین، مفهوم گسترده تری برای مدیریت امور مالی باید در نظر گرفت، مهم است که یک کسب و کار نیز هزینه های خود را کاهش دهد بدون اینکه به کیفیت محصول یا خدمات مورد درخواست مشتری لطمه ای وارد شود.

ماشین آلات

آخرین مورد، ماشین آلات یا فناوری است. برای بقای هر کسب و کار در درازمدت، مهمترین عامل به روز شدن با جدیدترین فناوری ها می باشد که توسط آموزش کارمندان و همچنین آگاهی از روندهای متغیر در بازار صورت می گیرد. بنابراین، پیشروی با زمان و به روز شدن از اهمیت بالایی برخوردار است، زیرا این امر به کسب و کار کمک می کند تا در صدر بازار قرار بگیرد و معیارهایی را برای سایر سازمان های صنعت ایجاد کند.

سخن آخر

یادگیری مدیریت مؤثر کسب و کار، عموماً مهارتی نیست که یک شبه اتفاق بیفتد. مدیریت موثر کسب و کار وظیفه ای است که به یک فرد نیاز دارد که نه تنها دانش کافی در مورد صنعت خاص خود داشته باشد بلکه از رویه های عمومی کسب و کار و مهارت های افراد نیز آگاهی داشته باشد. این یک فرایند یادگیری است که در آن شیوه ها و رویکردها می توانند بارها و بارها در طول یک حرفه تغییر کنند. با این حال، اصول اساسی مدیریت کسب و کار که همیشه یکسان باقی مانده است، شامل توانایی هایی برای انگیزه دادن و رهبری موفقیت آمیز کارکنان، افزایش رشد کسب و کار، هموار کردن کار و پیروی از قوانین تجارت است.

“زمان جوهر زندگی است”.

مدیریت زمان از اهمیت اساسی در اداره مؤثر کسب و کار برخوردار است. زیرا نقش مهمی را در هر فعالیت تجاری از برنامه ریزی گرفته تا اجرای صحیح این برنامه ها ایفا می کند، بنابراین نتیجه می تواند شامل:

• تهیه بهترین طرح و برنامه که منجر به نتایج بهینه با حداقل استفاده از منابع می شود.
• مدیریت بودجه، نه تنها برای اجرای برنامه ها و کارکرد روزمره کسب و کار بلکه برای هرگونه فعالیت غیرقابل پیش بینی و نامشخص.
• استراتژی بازاریابی کارآمد، شامل تحقیقات بازار، تبلیغات، کمپین تبلیغاتی، فروش و خدمات پس از فروش.
• تخصیص منابع مناسب به فعالیتهای مختلفی که انجام می شود.
• تغییر سناریوهای بازار و ارتقا دادن فناوری ها.
• سرمایه گذاری در خطوط جدید تجاری یا سرمایه گذاری در استراتژی های جدید.

تمام این فعالیت هایی که در بالا ذکر شد نیاز به مدیریت زمان کارآمد دارد. در غیر این صورت ممکن است تجارت شما با مشکلات بزرگی رو به رو شود.

“کارآفرینان هرگز ساعت کافی در روز ندارند، بنابراین مهم است که زمان خود را به بهینه ترین شکل سپری کنند.” بنابراین، مدیریت زمان و نکات ذکر شده در بالا به یک صاحب کسب و کار کمک می کند تا کسب و کار خود را به روشی کاملاً مؤثر و کارآمد اداره کند و از این طریق با کسب سود بالاتر و مشتری بیشتر، نتایج خارق العاده ای کسب کند.

گردآورنده: مهندس زهرا ترابی – تیم محتوا بلوباکس