سفر کاری و آمادگی های لازم برای آن

شما بسیار توانمند هستید. در حقیقت کارتان عالی است. شما درس خوانده اید، مدرک گرفته اید، شغل دارید و اکنون در حال طی کردن مراحل ترقی هستید. شما چنان خوب عملکرده اید که کارفرما، به شما فرصت سفر کاری (Business Trip) داده است. شاید تنها مسئله این باشد که شما تجربه سفر کاری را نداشته باشید.

• شاید شما می بایست یک ارائه بزرگ داشته باشید.
• با یک مشتری مهم ملاقات کنید.
• بازدیدی از یک نمایشگاه داشته باشید.
• در مورد عقد یک قرار داد مهم مذاکرده داشته باشید.

همه این موارد شاید شما را کمی عصبی کند. این امر کاملا طبیعی است و برای همه اتفاق می افتد.

در این مقاله تلاش بر این است با فراهم کردن نکات مهم که شما می بایست رعایت کنید. نگرانی شما را به حداقل برسانیم.

قبل از سفر کردن

 بنجامین فرانکلین می گوید: “عدم آمادگی برای انجام یک کار، به معنای آمادگی برای شکست است!” مطمئنا این جمله از پس چندین سال تجربه حاصل شده است. آمادگی کلید موفقیت برای هر کاری است بخصوص سفر کاری، بیشتر این آمادگی ها می بایست زمانی انجام پذیرد که شما هنوز مبدا را ترک نکرده اید!

ابتدا یک لیست برای مایحتاج خود تهیه کنید.

زمانی که شما منزل خود را ترک می کنید به این معنا است که شما دیگر به همه وسائل شخصی خود دسترسی ندارید. به همین دلیل قبل از ترک محل خود به خوبی درباره سفر خود فکر کنید. همه مایحتارج خود را بنویسید.

از جمله

• لباس،
• لوازم بهداشتی،
• لوازم آرایشی،

و کلا هر آن چیزی که در محل کار یا منزل شما است که شما در سفر به آن احتیاچ دارید. مطمئنا شما دوست ندارید زمانی که وارد یک جلسه بسیار مهم می شوید تازه متوجه شوید که فایلی که احتیاج دارید صدها کیلومتر با شما فاصله دارد.

از حمل چمدان های بزرگ و سنگین خود داری کنید.

واضح است، یک چمدان بزرگ به شما این اختیار را می دهد که وسائل بیشتری را حمل کنید. اما واقعیت این است؛ یک چمدان بزرگ و سنگین در دستان شما برای مسافرت به یک شهر نا آشنا فاجعه است. برای بیشتر سفرهای کاری شما به راحتی می توانید تمام وسائل مورد نیاز خود را در یک چمدان کوچک دستی چرخ دار قرار دهید. به یاد داشته باشید؛

• مهمترین اقلام مورد نیاز خود را حمل کنید و
• سعی کنید تا جایی که امکان دارد سبک سفر کنید.

برای سفر خود حتما از لباس مناسب استفاده کنید.

زمانی که شما سفر کاری در پیش دارید، شما نماینده کارفرما و شرکت خود هستید. هر چقدر شما برای موقعیت کاری که پیش دارید لباس مناسب تری تهیه کنید و به جزئیات توجه بیشتری داشته باشید می توانید تاثیرگذار تر باشید. البته در برخی شرکت ها سیاست های خاصی برای پوشش و لباس در نظر گرفته می شود که در این صورت شما می بایست از قوانین و مقررات پیروی کنید.

از کفش های راحت استفاده کنید.

زمانی که شما سفر هوایی در پیش دارید شاید به نظر برسد شما تمام مسیر را در هواپیما باشید. اما تجربه نشان می دهد شما مسافت طولانی را می بایست پیاده طی کنید.

• این بدان معنا است که شما می بایست حتما برای آن تدارک لازم را ببینید.
• کفش های شما می بایست عالی به نظر برسند.
• اما مهمتر از آن می بایست برای پای شما راحت باشند.

کارت ویزیت خود را فراموش نکنید

مهم است که شما با افرادی که رو به رو می شوید ارتباط مناسبی برقرار کنید. داد و ستد کارت ویزیت زمانی که شما در سفر هستید از اهمیت بسزایی برخوردار است. اگر شما هنوز کارت ویزیت ندارید قبل از سفر از رئیس خود بخواهید کارت ویزیت مناسب برای شما تهیه کند. در نظر داشته باشید برای سفر به کشورهای خارجی حتما از کارت ویزیت به زبان انگلیسی استفاده کنید. اگر ندارید حتما قبل از سفر آن را تهیه کنید!

همواره دفترچه یادداشت همراه داشته باشید

هر زمانی که شما برای ملاقات یا نمایشگاه، به سفر می روید. حتما می بایست نوشته هایی تهیه کنید.

• تایپ کردن بر روی تلفن همراه یا تبلت یا لبتاب در حین یک تعامل کاری اصلا مودبانه نیست.
• سنتی عمل کنید و حتما از دفترچه یادداشت استفاده کنید.

هموا لیستی از مهمترین اطلاعات که شما نیاز دارید را همراه داشته باشید.

لیستی مورد نظر می بایست؛

• اطلاعات پرواز،
• اسم هتل،
• آدرس های مورد نظر،
• قرار های کاری شما

و بسیاری موارد دیگر را در خود جای داده باشد. زمانی که قبل از پرواز خودروی خود را پارک می کنید،

• اطمینان پیدا کنید جای مناسبی برای این لیست خواهید داشت.

این لیست می تواند؛

• بر روی یک دفترچه یادداشت،
• تلفن همراه،
• یک صفحه کاغذ در کیف شما باشد.

به یاد داشته باشید این لیست حکم مرگ و زندگی را برای سفر کاری شما دارد.

نکته: حتما یک نسخه کپی از این لیست را در اختیار یک نفر مورد اعتماد قرار دهید تا در صورت نیاز بتوانید مجددا از طریق وی به آن دست پیدا کنید.

زودتر از موعد مقرر به فرودگاه برسید

هیچ کسی شما را برای کنسل شدن پرواز سرزنش نمی کند.

• اما اگر شما پرواز خود را از دست بدهید چرا!
• این واقعا خجالت آور خواهد بود.
• به احتمال زیاد شما به دردسر خواهید افتاد.

برای زمانی که ممکن است در فرودگاه بیکار باشید مطلبی تهیه کنید تا سرگرم باشید.

زمانی که شما به مقصد می رسید موارد ذیل را رعایت کنید؛

• ابتدا لباس های خود را آویزان کنید.

مطمئنا در طول مسیر لباس های شما در چمدان ممکن است حالت اولیه خود را از دست بدهند و شما در جلسه کاری مزتب به نظر نرسید. به همین دلیل حتما این را مد نظر قرار دهید.

• برای تغذیه از غذا های سالم با قیمت مناسب استفاده کنید.

حتما به رستوران های آشنا و مطمئن بروید و غذای سالم مصرف کنید. نکته دیگر اینکه به رستوران های خیلی گران قیمت نروید. این باعث می شود کارفرمای شما از اینکه شما بودجه شرکت را با دقت خرج می کنید از شما راضی تر باشد.

• به خوبی استراحت کنید.

استراحت کردن پس از طی کردن یک مسافت طولانی باعث می شود انرژی از دست رفته شما دوباره بازگردد و شما آمادگی لازم را برای ملاقات ها یا جلسات کاری داشته باشید و بتوانید عملکرد خود را افزایش دهید.

• سر وقت سعی کنید به جلسه برسید.

شما زحمت زیادی کشیده اید، مسافتی طولانی را طی کرده اید تا به مقصد برسید. اما فراموش نکنید کمی دیر رسیدن سر جلسه کاری می تواند تمام زحمات شما را به راحتی از بین ببرد.

• قبل از جلسه حتما موارد و محتوای مورد نیاز جلسه را تمرین و تکرار کنید.

اگر فرصت دارید قبل از جلسه مطالبی که قرار است گفته شود را تمرین کنید و سعی کنید با انرژی لازم بتوانید بر خودتان مسلط باشید و اصل مطلب را بیان کنید.

در نهایت تا جایی که می توانید از این موقعیت و سفر خود لذت ببرید و سعی کنید بهترین عملکرد را داشته باشید.

نویسنده: دکتر پدرام بهیار

مشاوره کسب و کار بلوباکس