برای همه ما اتفاق افتاده است که در حین انجام کار به مشکلی برخورده ایم. اما نمیخواهیم با سوال پرسیدن از دیگران در محل کار باعث مزاحمت شویم. این اتفاق رایج باعث ایجاد حس اضظراب در بسیاری از افراد میشود. در بهترین حالت شما خود را در برابر قضاوت دیگران آسیب پذیر میکنید. در بدترین حالت بی کفایت یا تنبل به نظر میرسید. اما راه های بهتری وجود دارد که در ادامه توضیح خواهیم داد.
تکلیفتان را انجام دهید
اولین گام پرسش، سوال پرسیدن نیست. این است که اطمینان حاصل کنید سوال شما ارزش پرسیدن دارد. ابتدا سه دایره متحدالمرکز را تصور کنید.
- داخلی ترین دایره نشان دهنده ی آنچه شما در حال حاضر می دانید است.
- دایره میانی نشان دهنده چیزی است که شما در حال حاضر نمی دانید اما خودتان می توانید آن را کشف کنید. هر سوالی که در این دایره میانی قرار بگیرد، یک سوال “بد” است. از آن دسته سوالاتی است که باعث می شود بقیه فکر کنند، اوه، بیا … من جواب را در 10 ثانیه و از اینترنت پیدا کردم.
- بیرونی ترین دایره نشان دهنده ی مواردی است که شما نمی دانید و خودتان نمی توانید یاد بگیرید. بنابراین فقط با پرسیدن است که میتوانید آن را حل کنید. هر سوالی که در این حلقه قرار بگیرد سوال خوبی است و میتوانید در محل کار بپرسید.
اگر به طور مثال میخواهید معنای چیزی را بدانید، در ابتدا خودتان در فضای اینترنت جستجو کنید. این بدان معنا نیست که همه ی سایتها را زیر و رو کنید. با انجام یک جستجوی بهینه از وقت خود بهترین استفاده ممکن را داشته باشید. اگر مطمئن شدید که پاسخ در دسترستان نیست، برایتان واضح نیست و یا آن را در صفحه اول گوگل پیدا نکردید، در آن صورت اصطلاحا تکلیف شما انجام شده است و میتوانید سراغ دیگران بروید. اگر میتوانید پاسخ پرسش خود را از طریق جستجو پیدا کنید، در آن صورت سوال پرسیدن از دیگران در محل کار اشتباه است. اما اگر اینطور نیست، بنابراین سوال شما ارزشمند خواهند بود.
حل مسئله با طوفان فکری
اگر سوالاتی از قبیل ” بعدش چیکار کنم؟” و یا “چطور این کار را انجام دهم؟” دارید (این سوالات جواب درست و غلط ندارند، فقط میتوان پیشنهادات بهتر و بدتر را بررسی کرد)، در آن صورت طوفان فکری راه بیاندازید. با بررسی کردن گزینه های ممکنه، گزینه ای که بیشترین امتیاز مثبت را داشته است انتخاب کنید.
فکر کنید کسی نیست تا از او سوال های خود را بپرسید. در آن صورت چه کار میکردید؟ یکی از راه ها این است که برای شرایطی که در آن هستید قاعده ی زیر را پیش بگیرید:
می توانم [گزینه الف]، [گزینه ب] یا [گزینه ج] را امتحان کنم. حال [با توجه به این دلایل]، [گزینه ب] بیشتر منطقی است.
اگر می توانید گزینه ای را مشخص کنید که به وضوح برتر از سایرین است و تصمیمی است که میتوانید بدون حضور دیگران بگیرید، دیگر نیازی به طرح سوال خود نیستید. چرا که خودتان به چیزی که دیگران ممکن بود بگویند رسیده اید. اگر غیر از این باشد، میتوانید از دیگران سوال خود را بپرسید.
بهترین فرد را در بهترین زمان بیاید
پس از آنکه سنجیدیم پرسش ما ارزش سوال کردن دارد یا خیر، گام بعدی تشخیص بهترین راه برای نحوه ی سوال کردن است. اینکه کمترین مزاحمت را برای دیگران داشته باشد و بیشترین تاثیرگذاری را برای خود شما به ارمغان بیاورد. این دو سوال میتواند راهنمای شما در این زمینه باشد:
- بهترین کسی که میتوانم سوالم را از او بپرسم کیست؟
- بهترین زمان پرسیدن چه زمانی است؟
فردی که از او سوال میپرسید
برای پاسخ به پرسش اول، سراغ همکاری که هم رده ی خودتان است بروید. یا سراغ کسی بروید که شغلش چیزی است که میتواند سوال مشخص شما را پاسخ دهد. به عنوان مثال مسئول بخش IT یا منابع انسانی. پیش از آن که به آنها مراجعه کنید، از خود بپرسید آیا دوباره به آنها نیاز خواهم داشت؟ اگر پاسخ مثبت است و سوالتان فوریت ندارد، آن را در جایی یادداشت کنید و با سوالات بعدی از آن شخص بپرسید. به این ترتیب برای مثال اگر 5 سوال داشته باشید به جای اینکه 5 بار به آن فرد مراجعه کنید، در یک نوبت 5 سوال میپرسید.
زمان پرسش سوال
برای پاسخ به پرسش دوم، خود را به جای آن فرد بگذارید. چه زمانی مناسب است تا مزاحم کار او نشوید. سبک ارتباط برقرار کردن آن فرد چگونه است؟ اغلب اوقات بهترین زمان وقتی خواهد بود که از پیش هماهنگ کرده باشید. به مثال های زیر دقت کنید.
- اگر در یک جلسه با هم هستید از او بپرسید آیا بعد از جلسه چند دقیقه وقت دارد که پرسش های شما را پاسخ دهد؟
- اگر از طریق پیام رسانها با هم در ارتباط هستید میتوانید سوالاتتان را به مکالمه ی جاری اضافه کنید.
- اگر قبلا با این شخص ارتباط نداشته اید اما امکان ارتباط آنلاین دارید، در صورت آنلاین بودن در همان فضا با او ارتباط برقرار کنید. به طور معمول این کار کمتر برای آنها مزاحمت ایجاد میکند.
- اگر متوجه شدید که بطور مثال در ساعت مشخصی از روز پیام های خود را سریع پاسخ میدهد، سعی کنید در همان زمان با او ارتباط برقرار کنید.
تکالیفتان را نشان دهید (و همینطور مراتب قدردانی)
در گام بعدی نحوه ی سوال پرسیدن است که باید به آن توجه کرد. سبک سوال پرسیدن به اندازه ی خود سوال مهم است. نحوه ی سوال پرسیدن شما در محل کار، حرفه ای و یا غیر حرفه ای بودن شما را نشان میدهد. برای اینکه بهترین تاثیر را در ذهن دیگران بر جای بگذارید، صرفا سوال خود را نپرسید. بیان کنید که پیش از آن خودتان در جهت حل آن تلاش کرده اید.
اگر به دنبال این هستید که پاسخی دقیق دریافت کنید، مستقیما به یک باره سوال خود را نپرسید. در عوض این استراتژی را پیش بگیرید.
- من این سوال را دارم که …
- به این خاطر این سوال را میپرسم که…
این مسئله میتواند به سادگی تغییر زیر باشد:
به جای طرح پرسش ” چگونه برنامه زمانی خود را ارسال کنم؟” با طرح این پرسش خود را حرفه ای تر نشان دهید: ” همکارم خاطر نشان شده است که شما برنامه های زمانی را کنترل میکنید. آیا این نسخه ای که من از اینترنت دانلود کردم، بهترین گزینه ممکن است؟”
از اینکه شرایطی پیش بیاید تا یک سوال را دوبار برای شما توضیح دهند، اجتناب کنید. اگر مسئله ای را برایتان توضیح دادند، آن را با خود تکرار کنید. یادداشت بردارید. هر کاری که میتوانید انجام دهید تا آن را فراموش نکنید. اگر میخواهید دوباره سوالتان را بپرسید، پرسیدن از یک فرد دیگر در محل کار را نیز مد نظر قرار دهید. میتوانید از جمله هایی از قبیل ” عذر میخوام، میدونم که قبلا این سوال رو پرسیدم، اما میخوام برام واضح بشه” جهت اقرار به وضعیت موجود استفاده کنید.
پس از دریافت کمک مورد نیاز، فراموش نکنید که قدردانی خود را نیز نشان دهید. میتواند به سادگی گفتن این جمله باشد: “من واقعاً از اینکه وقت گذاشتید و این مفهوم را برای من توضیح دادید، با توجه به اینکه میدانم چقدر مشغول کار _________ هستید، بسیار سپاسگزارم.” قدردانی های کوچک می تواند شانس اینکه دیگران تمایل داشته باشند مجددا به شما کمک کنند را زیاد میکند.
خلاصه
خلاصههنگام درخواست کمک در محل کار اگر خودتان نیز تلاش و کوشش داشته باشید، بهره وری شما بسیار متفاوت خواهد بود. برای تاثیرگذاری حداکثری، ابتدا مطمئن شوید که سوال شما ارزش پرسیدن دارد. پس از آن که این پرسش منطقی به نظر آمد، گام بعدی شناسایی بهترین روش ممکن برای سوال پرسیدن است. به نحوی که کمترین مزاحمت را برای دیگران و بیشترین اثرگذاری را بری خودتان داشته باشد. سبک سوال پرسیدن به اندازه ی خود سوال مهم است. همه ی تلاشهایی که برای حل سوال پیش از پرسیدن از دیگران داشته اید را شرح دهید.
منبع: hbr.org
گردآورنده: فاطمه سرلک – تیم محتوانویسی بلوباکس
